MBSfundraisingblog

Vi sarà sicuramente capitato di dover organizzare un evento, più o meno grande per la vostra organizzazione non profit, o magari di dover organizzare una conferenza stampa per rendere pubblica una campagna di comunicazione e/o di raccolta fondi.

Comunicare verso l’esterno ciò che facciamo è sempre importante, ma è fondamentale “come lo facciamo”, “quali sono i vari attori che riusciamo a coinvolgere” e soprattutto capire “a quali target vogliamo arrivare”.

Una volta capito tutto ciò, si parte….

Niente panico….facciamo un po’ di chiarezza, e partiamo dall’inizio.

Un ufficio stampa si compone di tre fasi fondamentali:

1. pre conferenza stampa
2. la conferenza stampa vera e propria
3. post conferenza stampa

 Ad ogni fase dell’ufficio stampa corrispondono degli strumenti specifici.

Per non appesantire l’argomento,in questo articolo ci soffermeremo ad analizzare solo la fase pre- conferenza stampa, dandovi tutti i suggerimenti possibili, relativi alla nostra esperienza sul campo.

Per iniziare createvi un indirizzario, la modalità non è importante, potete scegliere Word o Excel o qualsiasi altro programma a voi noto e semplice da usare. Questo strumento vi accompagnerà fino alla fine della vostra attività di comunicazione (evento, conferenza stampa, etc..), e sarà vostra premura aggiornarlo periodicamente, per evitare di dimenticare informazioni, che magari vi sono state trasmesse telefonicamente da un giornalista.

L’ideale sarebbe creare una lista delle testate su cui vorreste comparire con la vostra notizia e chiamare direttamente in redazione, chiedendo non solo il nome, ma anche il numero diretto e la mail del giornalista.

I giornalisti solitamente si differenziano all’interno delle testate di riferimento, in base ai temi che seguono (cronaca bianca o nera, economia, sport, eventi, etc), perciò quando contattate le testate, cercate di spiegare con poche parole in cosa consiste il vostro evento e fatevi dare il nominativo del giornalista più appropriato al vostro genere di conferenza stampa.

Solitamente le testate si suddividono, in :

• Agenzia di stampa: ente giornalistico il cui scopo è la fornitura di notizie ad altri organi di informazione come giornali, riviste, emittenti televisive e radiofoniche. Alcuni nomi di agenzie di stampa Dire, Redattore sociale, Adkronos, Ansa, Asca, Il Velino
• Quotidiani locali.
• Quotidiani nazionali
• Settimanali locali
• Settimanali nazionali
• Mensili locali
• Mensili nazionali
• Riviste di settore a vari livelli (locale o nazionale)
• Free press
• Radio (locali e/o nazionali)
• Tv (locali e/o nazionali)
• Siti internet

Per le ONP che se lo possono permettere esiste uno strumento molto utile, se pur non economico, è la famosa “Agenda del Giornalista”  del Centro di Documentazione Giornalistica, all’interno della quale potrete trovare tutti gli indirizzi e i numeri di telefono delle redazioni di tutti i giornali italiani, delle radio e delle tv a livello non solo regionale ma anche nazionale. L’Agenda del Giornalista vi consentirà di non perdere troppo tempo nella navigazione su internet e vi regalerà una rosa dettagliata di tutti gli strumenti di stampa, il costo però “non è solidale” con le finanze di molte ONP, la cifra si aggira intorno ai 115,00 euro.

Una volta completato il vostro indirizzario, seguirà una telefonata al giornalista di riferimento, durante la quale cercherete di essere rapidi ma precisi, di descrivere in poche parole il vostro evento e la vostra richiesta.

Raggiunto il giornalista di riferimento, la prima cosa che vi chiederà sarà di spedirgli via mail un comunicato stampa che spieghi in poche parole in cosa consiste la vostra conferenza (i giornalisti vanno sempre di fretta e non vogliono perdere troppo tempo). Ricordatevi che non c’è una modalità standar di approccio per tutte le testate, quindi che cosa possiamo richiedere ad un giornalista?

• chiedere di scrivere un pezzo non solo sull’evento che state organizzando ma anche sulla vostra associazione,
• richiedere un’intervista con il/la presidente dell’associazione e/o i relatori che saranno presenti alla conferenza stampa.
• si potrebbe richiedere la pubblicazione di un inserto da accompagnare ad una rivista di riferimento e che descriva l’associazione e i vostri futuri eventi.
• richiedere l’uscita di una serie di articoli con cadenza periodica o magari una rubrica a tema.
• richiedere la disponibilità di spazi gratuiti sulle testate, per pubblicare le locandine dell’evento.

La fase d’impostazione della conferenza è in assoluto la più importante di tutte, dovrete iniziare a costruire una relazione con il giornalista di riferimento (spesso a voi sconosciuto!) e farlo appassionare al vostro progetto. Ricordatevi che ce ne sono a centinaia di ONP in giro.

A questo punto, affrontiamo l’argomento più spinoso dell’ufficio stampa, come si scrive un comunicato stampa? O meglio cosa si deve scrivere, quanto deve essere lungo e in quale forma deve essere redatto??

Il comunicato stampa è la prima fotografia della vostra associazione e dell’evento di riferimento, che verrà letto dai giornalisti. E’ importante riuscire a scrivere in poche righe chi siete e cosa volete fare come onp.

Iniziamo il nostro comunicato stampa con una buona dose di CHIAREZZA e SINTETICITA’. Il comunicato stampa è composto dalle seguenti parti:

-          Data

-          Titolo: deve stare sempre su una riga

-          Sottotitolo: sempre su due righe al massimo

-          Attacco del comunicato (Chi, come, dove, quando, perché): deve avere una lunghezza tra le 3 e le 4 righe.

-          Testo: la lunghezza del testo non deve superare la pagina e mezza.

-          Per info: è importantissimo per contattare la Onp.

Il comunicato stampa deve essere inviato via mail e via fax subito dopo aver contatto il giornalista di riferimento (saranno loro a chiedervelo), meglio se riuscite a corredarlo di foto, possibilmente in alta definizione.

Una volta spedito il comunicato stampa, richiamate i giornalisti e accertatevi, con una telefonata rapida, che il comunicato stampa sia arrivato.

Appena avrete deciso il giorno, l’ora (meglio se verso le 12 circa) e il posto per la vostra conferenza, dovrete preparare l’Invito per la conferenza stampa che sarà cosi composto.

-          Luogo, data, ora della Conferenza stampa

-          Tema della Conferenza stampa

-          Relatori

-          Contatti

-          Eventuali loghi per patrocini e sponsor tecnici.

Modello di riferimento per l’invito alla conferenza stampa

Anche l’invito dovrà essere semplice e chiaro e immediato (vedi modello) e dovrà comparire nel corpo della mail, e preferibilmente non in allegato, per una questione di rapidità di lettura. Ricordate di ri.inviare l’invito anche la mattina stessa della conferenza stampa, perché le redazioni spesso decidono intorno alle ore 10.00 quali conferenze vale la pena mettere in agenda e soprattutto quale giornalista dedicargli.

A questo punto, la fase di impostazione della conferenza stampa può dirsi conclusa, si può passare all’organizzazione della conferenza stampa vera e propria.

Mariangela Leonetti